سيستم كانبان الكترونيكي

فرايند معمول سفارشگذاري در سازمان هاي توليدي

در فرايند سفارش گزاري قطعات و مواد اوليه معمولا سه واحد سازماني نقش عمده اي ايفا مينمايند:

•    واحد انبار با ثبت اسناد انبار؛ موجودي قطعات را به روزآوري مينمايند.
•    واحد برنامه ريزي با توجه به برنامه توليد؛ BOM محصولات؛ سفارشات در راه و ميزان موجودي؛ مقدار مورد نياز هر کالا را مشخص كرده و به واحد بازرگاني اعلام مي نمايد.
•    واحد بازرگاني با توجه به قراردادهايي كه با تامين كنندگان منعقد نموده است و درصد تامين هر تامين كننده؛ سفارش را توسط فكس؛ تلفن و يا نامه الكترونيكي به اطلاع تامين كننده ميرساند و سفارشات در راه را كنترل مينمايد.

در طول زمان انتظار براي دريافت سفارشات از تامين كنندگان ؛ در صورت بروز كمبود؛ تغذيه خطوط اولين واحدي است كه متوجه موضوع ميگردد؛ تغذيه خطوط از انبار؛ انبار از برنامه ريزي؛ برنامه ريزي از بازرگاني و بازرگاني از سازنده پيگيري مينمايد و كارتابل ها پر ميشود از نامه هاي پيگيري. عدم پاسخ گويي مناسب و بروز نگراني هايي در تامين قطعات؛ مديران شركت را مجبور به برگزاري جلسات روزانه تامين ميكند تا از آخرين وضعيت مطلع شوند.

ناكارامدي فرايندهاي معمول سفارشگذاري

به دليل عدم ثبت به موقع اسناد انبار معمولاً موجودي سيستم اطلاعاتي با موجودي فيزيكي مغايرت دارد. انبار موجودي خود را در دوره هاي هفتگي به روزآوري نموده و در اختيار واحد برنامه ريزي قرار ميدهد. صحت اين اطلاعات نيز اغلب مورد سوال است. واحد هاي برنامه ريزي اغلب فاقد نرم افزار جامعي براي سفارشگذاري بوده و بعضا سفارشات را از نرم افزار Excel استخراج مينمايند. واحد برنامه ريزي علاوه بر اطلاعات موجودي به اطلاعات سفارشات در راه نيز نياز دارد كه قاعدتا واحد بازرگاني بايد از آن مطلع باشد و اغلب دسترسي به اطلاعات موثق كار دشواري است. دريافت كليه اطلاعات و برآورد تعداد قطعات مورد نياز ممكن است از يك يا دو روز فراتر رود و در آخر نتيجه محاسبات به عنوان سفارشات تامين در اختيار واحد بازرگاني قرارداده ميشود. معطلي سفارشات در واحد بازرگاني نيز ممكن است يك يا دو روز به طول انجامد. ارسال سفارشات از طريق تلفن؛ فكس و email امكان رديابي لحظه اي سفارشات را از سازمان ميگيرد و پيگيري سفارشات را به فرايندي پيچيده و كسل كننده تبديل مينمايد.

عدم اطمينان از موجودي واقعي انبار؛ عدم اطمينان از ميزان سفارشات در راه؛ عدم اطمينان از اعلام به موقع سفارشات و عدم اطمينان از ارسال به موقع كالاهاي درخواستي؛ موجب برآورد بيش از اندازه ي سفارشات شده و نتيجه آن پر شدن انبار از كالاهايي است كه از آن به  عنوان سرمايه راكد غير ضروري ياد ميشود.

اغلب تصور ميشود موجودي بالاي قطعات و مواد اوليه پشتيبان مطمني براي توليد پيوسته و بدون كسري است. در صورتي كه اغلب با كسري برخي قطعات روبر هستيم كه به دليل مشكلاتي غير از سفارشگذاري به موقع به دست ما نرسيده است و در عوض انبار مملو است از قطعاتي كه اصولاً مشكل تامين ندارند و در فاصله كوتاهي پس از سفارشگذاري ميتوانيم آنها را در انبار خود داشته باشيم.

بهبود فرايند سفارشگذاري

در سيستم كانبان الكترونيكي همه ي امورهايي كه در سفارشگذاري نقش بازي ميكنند اطلاعات مربوط به خود را در يك سيستم متمركز ثبت مينمايند. مسئول بسته بندي؛ اطلاعات مربوط به طرح بسته بندي قطعات؛ امور بازرگاني؛ اطلاعات مربوط به تامين كنندگان و سهم آنها در تامين هر کالا؛ امور برنامه ريزي و سفارشات؛ اطلاعات مربوط به برنامه توليد محصولات و تقاضاي قطعات را در سيستم وارد مينمايد.

در اين صورت تنها متغير باقي مانده؛ موجودي قطعات خواهد بود. با ثبت تغييرات موجودي در نرم افزار؛ سفارشات مورد نياز بر اساس اطلاعات ثبت شده در سيستم ايجاد شده و براي تامين كنندگان قابل رويت مي گردد. بدين ترتيب فاصله بين ايجاد نياز (تغييرات موجودي و يا تغييرات برنامه توليد) تا اعلام به سازنده به صفر نزديك ميگردد.

براي به روزآوري موجودي قطعات در سيستم راه هاي زير پيش بيني شده است:

1.    به روز آوري موجودي به صورت دستي براي هر کالا
2.    به روز آوري موجودي به صورت دستي براي همه قطعات از طريق فايل Excel
3.    به روزآوري موجودي به صورت اتوماتيك و لحظه اي (Online) از طريق استفاده از Web Service در سيستم جامع شركت
4.    به روزآوري موجودي به صورت اتوماتيك و Offline از طريق يك نرم افزار واسط از اطلاعات موجود در بانك هاي اطلاعاتي شركت

تامين كنندگان بلافاصله ميتوانند سفارشات خود را در اينترنت مشاهده نموده و اقدام به ارسال آن نمايند. تامين كنندگان قبل از ارسال؛ اقدام به صدور ASN در سيستم مينمايد و بدين ترتيب ميتوان از ارسال كالا؛ نام راننده؛ شماره موبايل و شماره ماشين جهت پيگيري هاي موردي آگاه گرديد.

شركت پس از دريافت كالاي ارسالي در سيستم اقدام به تاييد ASN نموده و به اين ترتيب زمان تكميل سفارشات ارسال شده ثبت ميگردد و ميتوان شاخص تحويل به موقع را براي هرسفارش؛ هر کالا و هر سازنده محاسبه نمود.

با هدف گذاري براي شاخص تحويل به موقع و برنامه ريزي براي بهبود آن با كمك تامين كنندگان ميتوان اين شاخص را به مقدار مورد نظر نزديك نموده و با كاهش زمان انتطار؛ موجودي قطعات و مواد اوليه را تا حد قابل توجهي كاهش داد.

سيستم كانبان الكترونيكي كليه اين مراحل را مكانيزه نموده و ميتواند بهبود قابل ملاحظه اي را در فرايند تامين شركت ها ايجاد نمايد. علاوه بر اين امكان گزارش گيري از قطعات بحراني و سفارشات تاخير دار و ثبت اقدامات انجام شده را فراهم مينمايد؛ به اين ترتيب همه افراد درگير در فرايند تامين در هر لحظه ميتوانند از آخرين وضعيت تامين و مشكلات پيش رو آگاه گردند.

در صورتي كه سازمان داري سيستم يكپارچه ي برنامه ريزي سفارشات بوده و اين سيستم از كارايي قابل قبولي برخوردار باشد؛ ميتوان از سيستم سفارشات الكترونيكي جهت اعلام سفارشات به تامين كنندگان استفاده نمود و به اين ترتيب فاصله زماني بيين تشخيص سفارش و اطلاع به سازنده را به حداقل رساند.